projekti eesmärgistamine

Tegevuse eesmärk on selgelt sõnastatud arusaam, miks muudatus ellu kutsutakse ja kuidas loodava lahenduse edu ära tuntakse.

Igal projektil on vaja konkreetseid algus- ning lõpupunkte. Ilma selleta on väga tõenäoline, et projekti jäävadki saatma igikestvad muudatused ja loodetud kvaliteeditõusuni ei jõutagi.

Kust algab projekt ja millega see lõppeb?

Iga projekti alguspunktiks on vastus küsimusele, miks on vaja olemasolevat teenust muuta või uus teenus ellu kutsuda. Igal teenusega seotud projektil on alati oma lähtekoht, näiteks:

lahendamist ootab seni tähelepanuta jäänud probleem
tekkinud on vajadus olemasoleva teenuse värskendamiseks
soov on protsesse digitaliseerida, et neid sujuvamaks muuta
vajadus vähendada kulusid

Lihtne viis projekti eesmärgi sõnastamiseks on teha seda läbi probleemi defineerimise. Näiteks nii: „Autojuhtidel on sageli tervisetõendid aegunud ajaks, kui nende lube kontrollitakse“.

Konkreetne probleem tähendab, et selged on:

sihtrühm
lähteprobleemi olemus
olukord, mil see tekib/väljendub

Lahendamist ootava ülesande täpsustamise järel tuleks selgelt sõnastada ka see, kuidas projekti edu mõõtma hakatakse. Teisisõnu – mille järgi sa aru saad, et uus teenus/toode/lahendus toimib paremini kui tänane seis?

Kas see väljendub väiksemas või suuremas hulgas pöördumistes?
On tulemus ehk rahas mõõdetav?
Kas väheneb koormus konkreetsetele töötajatele?
Toimub mõni muu mõõdetav muutus?

Projekti eesmärk on selge siis, kui on teada, millist olukorda lahendama hakatakse ja millal see olukord lahendatuks loetakse.

Pea meeles! Projektile algselt seatud eesmärk ja mõõdikud tuleb järgmistes etappides üle vaadata, kuna protsessi käigus saadud uued teadmised võivad püstitatud eesmärke muuta.

Sinu järgmine samm:

Pane ühe-kahe lausega kirja eesmärk ja põhilised mõõdikud.