ressursside planeerimine

Projektide ja teenuste puhul, kus kogueelarve ei ole selgelt piiritletud, tuleks kõiki tegevusi planeerida ja hinnastada etapiviisiliselt. Nii saab lõppenud etapi tulemit kasutada vajadusel uue etapi jaoks korraldatava hanke sisendina ning vähendada riski, et projekt jääb teostamata arendusvajaduste alahindamise tõttu.  

Tegevuse eesmärgiks on jõuda teenuse muutmiseks vajalike etappide eristamiseni  ja planeerida ressurssi selliselt, et iga olulise arendustegevuse vahel oleks ressurss jaotatud realistlikult, jätkustuutlikult ja teenuse vajadustele vastavalt. 

Jaota projekt etappideks

Alles koos tegutsemist alustavate meeskondade puhul on tavaline, et ressursside planeerimist püütakse alustada projekti kõige keerulisemast otsast – ITarenduste ajakava planeerimisest. Ära lange sellesse lõksu!   

Arenduste hindamiseks vajalik hakkab  selguma alles lahendamise etapis. Enne seda ei ole võimalik ennustada, milline lahenduskäik kõige mõistlikumaks osutub.   

Tervikliku lahenduse väljaarendamine eeldab piisava ressursi olemasolu. Projekti ressursse kohe algusest peale planeerida etapiviisiliselt, hinnates, milliseid tegevusi saab teha oma jõududega ja milline osa tööst tuleks tellida. Eelistatult võiks vähemalt probleemi ja parima lahendusvariandi tuvastada oma ressurside abil. Nendeks töödeks, mis tuleb tellida väljastpoolt, on vaja rahastust ning sellega tuleb arvestada. :  

1. Planeerida disainifaasi lähteülesanne.  
2. Planeerida ja eelarvestada disainietapi läbi viimine.  
3. Planeerida arendusetapi lähteülesande koostamine.  
4. Planeerida ja hinnastada arendustööde teostamise etapid.  
5. Arendustööde faas.  

Kindlasti ei tasu IT-arendustega alustada juhul, kui olemasoleva eelarve raames on võimalik töid vaid osaliselt (ja seejuures mittelansseeritava punktini) teostada. Arendustööde „jupitamine“ on mõistlik ainult olukordades, kus iga arendustsükli tulemina valmib terviklik ja kasutajateni viidav lahendus.  

Hea alguspunkt esmase ajakava paikapanekuks on selgeks teha, kas teenusega on seotud mingeid kindlaid kuupäevasid. Näiteks võivad teenust ja/või selle parendust mõjutada juriidilised nõuded (määrus hakkab kehtima, muutub halduskord vms), välised sõltuvused (vana teenus suletakse) või muud teenusetiimist sõltumatud tähtajad.   

Seejärel tuleks planeerida mõistmise ja fookuse valimise ning  etapiks vajalik ressurss. Nende etappide eesmärk on selgeks saada, kas ja millise lahendusega liigutakse IT-arenduste faasi. Mõnikord ei olegi IT-lahendust muuta vaja, vaid probleemi saab lahendada hoopis teisiti - näiteks nügimise, ennetustegevuse või tööprotsessi muutmise abil. 
  

Sinu järgmine samm:

• Pane kirja teenusega seotud ja/või projekti kuupäevad (sealhulgas ka juhtkonna ootused).   
• Määra koos meeskonnaga kindlaks, milliseid töid saab teha ise ja mis vajavad sisseostmist ning seega ka rahastamist.   
• Alustage meeskonnaga disainifaasi jaoks lähteülesande koostamist.  
   

Kas kasutajakeskne disain on kallis? 

Kasutajakeskse disainilahenduseni jõudmise lõpphind sõltub valitud lähenemisviisidest. Ära muretse, iga eelarve jaoks on olemas oma metoodikad!

Pea meeles! Mida väiksem on eelarve, seda suurem peaks olema projektimeeskonna enda reaalne panus.  

Sinu järgmine samm: 
Hinda eelarvet ja projektimeeskonna ajaressursse: sellele vastavalt planeeri järgmised tegevused. Kommunikeeri kõikidele osapooltele väga selgelt, et tegu on esialgse hinnanguga!  

Rahastuse taotlemisel on sulle abiks: 

• EL Struktuurfondidest raha taotlemise info

• Taotlus (docx) toetuse saamiseks avalike teenuste koosvõime loomiseks.  

• Kui vajad projekti jaoks lisarahastust, leiad lisainfot tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamatust.  

Oled selle tegevusega lõpetanud? Liigume edasi: 

Tööpõhimõtted ja metoodikad