meeskonna valimine

Kõiki meeskonnaliikmeid ei ole vaja kaasata iga otsuse langetamise juurde. Oluline on, et õiged inimesed õiges kohas saaksid panustada.

Tegevuse eesmärk on moodustada teenuse edust motiveeritud mitmekülgne meeskond.

Iga edukas teenus vajab oma tiimi

Ideest lahenduse arenduseni jõudmiseks võib teenuste ja projektide lõikes olla rollid väga erinevad, kuid tavapäraselt on esindatud:

teenusejuht: inimene, kellel juba on teenuse- või tootejuhtimise kogemus;
kasutajauuringute läbiviija: keegi, kes viib läbi intervjuud ning koostab kokkuvõtted;
prototüübi loov disainer: sageli organisatsiooniväline ekspert;
juriidiline konsultant: jurist või õiguslooja, kes on kursis teenusega seotud õigusaktidega.

Kui vähegi võimalik, siis võiks organisatsiooni seest leida teenusetiimi appi ka:

sisulooja, kes valdab teemat ja kirjutab ladusalt ning kasutajale loetavalt;
arendaja, kes aitaks õigeaegselt tehnilisi kitsaskohti ennetada.

Loomulikult võid kaasata ka organisatsiooniväliseid abijõudusid, näiteks teenusedisainereid, kes aitaksid töötubasid korraldada ja n-ö suurt pilti analüüsida. Ohukoht: vastutust ei tohi delegeerida! Organisatsiooniväline ekspert saab panustada oma oskusteabe piires, ent tal ei ole kindlasti nii selget sisulist taju olemasolevast olukorrast kui sinul.

Lisaks eelpool mainitud rollidele tuleks veenduda, et organisatsioonis on olemas ka:

arendusteks vajalik oskusteave;
protsesside ühtlustamise ja lihtsustamise oskusteave;
juhtkonna teadlikkus ja toetus projektile.

Vastutuse jagamine

Meeskonna planeerimisel on sulle abiks RACI maatriks (Responsibility Assignment Matrix ehk vastutuse jagamise maatriks).

Vastutusvaldkondi võib jagada aga ka veidi lihtsama mudeli järgi.

Sponsor: juhatuse, osakonna või juhi tasandil inimene, kes annab “rohelise tule”, energiat ja emotsionaalset tuge, eelkõige tiimi tuumikule. Osaleb võtmetähtsusega töötubades ja on toeks strateegia ühildamisel.
Teenusejuht: toob projekti sisulist teadmist ning hoiab ühendust teenusega seotud projekti erinevate osapooltega. Tihti on tema kõrval toeks tiimiliige, kes aitab koordineerida ajakava, kommunikatsiooni ja logistikat.
Meeskonna põhiliikmed: aktiivsed panustajad, kes tunnevad projekti plaani ja aitavad tagada selle toimimise. Põhimeeskonna suhtlust laiendatud tiimi ja juhtfiguuridega vahendab teenusejuht. Põhiliikmed vastutavad projekti tulemite eest; ja annavad partneritele sisendeid.
Laiendatud tiim: valdkonna eksperdid, kelle põhiülesanne on meeskonda spetsiifiliste teadmistega toetada. Laiendatud tiim võib pakkuda näiteks kvaliteedikontrolli, tagada eksperthinnangute kaasamine kitsa teema ulatuses, osaleda kindlates töölõikudes vms.
Juhtkond: lõplike otsuste tegijad. Juhtkond peaks saama panustada ja olema inforuumi kaasatud kogu protsessi jooksul. Nad hoolivad tulemustest ja toetavad tiimi tööd üle kogu organisatsiooni. Juhtkonna peamiseks rolliks ongi tuumiktiimi toetamine (nö air cover) ning lõpp-otsuste tegemine.

Meeskonnasiseste töörühmade planeerimine

On väga tähtis paika panna, kes on peamised otsustusjõuga isikud ning millises projekti faasis nende panust vajatakse. Kui teenuse meeskond on piisavalt väike, võivad kõik osapooled olla kaasatud kõikidesse projekti faasidesse. Laiendatud tiimide puhul on mõistlikum aga moodustada meeskonnasiseseid väiksemaid töörühmi kindla teema või töölõigu ulatuses tegutsemiseks.

Näiteks disainitöö tugineb suuresti koostööl. Liiga suur kaasarääkijate hulk kipub lõpptulemust pigem halvendama, sest inimeste maitsed ja üldine disainiteadlikkus on subjektiivsed. Seega tuleks kaaluda, kas disainifaasiga (sisendi andmisest lõpplahenduste kinnitamiseni) peaks ikka tegelema kogu teenusetiim tervikuna või jõuab parema tulemuseni väiksema, teenusetiimi sisse moodustatud disaini töörühmaga.

Teemad, mis üldiselt võidavad eraldi töörühmaloomisest:

lõppkasutajate sihtrühmade ja persoonade täpsustamine;
disainilahenduste ja visuaalse identiteedi loomine;
kasutajamugavuse, ligipääsetavuse ja funktsionaalsuse hindamine;
sisuloome ja tekstide kooskõlastamine;
tehnoloogilise lahenduse valimine ja arendus;
seaduseloome ja juriidiliste nõuetega seonduv;
küberturbe ja andmekaitse küsimuste lahendamine.

Sinu järgmine samm:

Pane nüüd kokku koostööaldis tiim, kus on optimistlikud, tulevikule keskendunud ja empaatilised inimesed. Veendu, et õigete oskuste-teadmistega inimesed oleks piisavalt kaasatud projekti erinevatesse faasidesse. Häid mõtteid selleks võid leida ka siit: "Kasutajasõbralike e-teenuste disainimine Maanteeameti näitel. Käsiraamat avalikule sektorile".

Sündmusteenuste juhtimistasemete, rollide ja vastutuse kohta loe lähemalt Sündmusteenuste lõpparuandest.